UitnodigingAVA 2020

COVID-19
Op het moment van de oproeping van de AVA zijn door de Nederlandse regering verschillende COVID-19-beperkingen opgelegd met betrekking tot bijeenkomsten (“COVID-19-beperkingen”). De Vennootschap zal de COVID-19-beperkingen naleven en zal, in verband met de COVID-19-uitbraak, een zorgplicht nakomen jegens haar aandeelhouders, zakenpartners en werknemers. Met het oog hierop kan de Vennootschap maatregelen nemen met betrekking tot de locatie van de AVA en, indien van toepassing, de toelating van personen tot de fysieke bijeenkomst.

De Vennootschap verzoekt de aandeelhouders vriendelijk om de vergadering niet in persoon bij te wonen, maar om, in plaats daarvan, gebruik te maken van de andere middelen om deel te nemen aan de AVA. Om alle aandeelhouders in staat te stellen deel te nemen aan de AVA, maakt de Vennootschap het mogelijk voor aandeelhouders die zich hebben aangemeld voor deelname aan de AVA, om te stemmen via het e-voting systeem van ABN AMRO dat een steminstructie inhoudt aan een (plaatsvervangende) notaris van Allen & Overy LLP. De aandeelhouder kan ook een volmacht (met of zonder steminstructie) verlenen aan de secretaris van de Vennootschap. De aandeelhouder kan gebruik maken van de mogelijkheid om schriftelijke vragen te stellen over de agendapunten. Meer informatie hierover treft u hieronder aan.

Met het oog op de COVID-19 uitbraak wordt de mogelijkheid voor aandeelhouders om virtueel deel te nemen aan en te stemmen op de AVA door de Vennootschap bekeken. De eventuele beslissing van de Vennootschap om een dergelijke hybride vergadering mogelijk te maken en de relevante informatie en toepasselijke procedures met betrekking tot virtuele aanwezigheid en virtueel stemmen zullen binnen een redelijke termijn voor de AVA worden gepubliceerd op onze website [www.aegon.com].

Registratiedatum

Gerechtigd tot deelname aan de AVA zijn diegenen die op de registratiedatum vrijdag 17 april 2020, na de verwerking van alle transacties op die datum, aandelen in Aegon N.V. houden. Dit is van overeenkomstige toepassing op pandhouders en vruchtgebruikers van aandelen die het recht hebben om algemene vergaderingen van aandeelhouders van Aegon N.V. bij te wonen. Tijdens de AVA kunnen er geen aandeelhoudersrechten worden uitgeoefend op aandelen die na 17 april 2020 verkregen zijn.

Verplichte aanmelding voor toegang tot de AVA en uitoefening stemrechten

Aandeelhouders die hun aandelen giraal aanhouden en de AVA willen bijwonen (dan wel hun gevolmachtigden), dienen zich in de periode van zaterdag 18 april 2020 tot en met vrijdag 8 mei 2020 aan te melden bij ABN AMRO Bank N.V. (‘ABN AMRO’) te Amsterdam. Dit kan via de website van ABN AMRO (abnamro.com/evoting) of via de eigen bank of commissionair (tussenpersoon in de zin van de Wet Giraal Effectenverkeer) onder overlegging van een verklaring van de betreffende tussenpersoon ter zake van het aandelenbezit op de registratiedatum. 

Aandeelhouders die in het register van aandeelhouders van Aegon N.V. zijn ingeschreven ontvangen een uitnodiging per post. Zij dienen uiterlijk vrijdag 8 mei 2020 aan de Vennootschap schriftelijk kennis te geven van hun voornemen de AVA bij te wonen.

Aandeelhouders die in het bezit zijn van uit hoofde van incentiveplannen onvoorwaardelijk toegekende aandelen Aegon ontvangen een afzonderlijke e-mail met informatie over hoe zij zich kunnen aanmelden voor de AVA.

De agenda met toelichting is vanaf vrijdag 3 april 2020 beschikbaar op Aegon.com. Houders van zogenaamde New York Registry Shares zullen een 'proxy solicitation notice' ontvangen.

Stemmen zonder de AVA bij te wonen

Aandeelhouders die zich op de hierboven beschreven wijze bij ABN AMRO hebben aangemeld, kunnen op verschillende manieren hun stemrecht uitoefenen zonder de AVA bij te wonen.

1. Aandeelhouders kunnen stemmen via het e-voting-systeem van ABN AMRO waarmee zij een steminstructie geven aan een (kandidaat)notaris van Allen & Overy LLP (www.abnamro.com/evoting). De deadline voor het geven van een steminstructie via het e-voting systeem van ABN AMRO is 8 mei 2020, 23.59 uur.
2. Aandeelhouders kunnen een schriftelijke volmacht (met of zonder steminstructie) verlenen om zich tijdens de AVA te laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde via het volmachtformulier. Het is mogelijk de Secretaris van de Vennootschap als gevolmachtigde aan te wijzen. Gezien de omstandigheden hebben wij de periode om een volmacht te verlenen aan de Secretaris verlengd tot 13 mei 2020, 18.00 uur.

Aandeelhouders die in het register van aandeelhouders van Aegon N.V. zijn ingeschreven, kunnen ook een volmachtformulier (bovenstaande optie 2) gebruiken om te stemmen zonder de AVA bij te wonen.

Aandeelhouders die in het bezit zijn van uit hoofde van incentiveplannen ontvangen en onvoorwaardelijk toegekende aandelen Aegon ontvangen een e-mail met daarin een link waarmee zij hun stem kunnen uitbrengen door middel van een elektronische steminstructie via het daartoe bestemde e‑voting systeem van ABN AMRO. Deze aandeelhouders kunnen ook een volmachtformulier (bovenstaande optie 2) gebruiken om te stemmen zonder de AVA bij te wonen.

Virtuele deelname en stemmen (hybride vergadering)

De hieronder weergegeven procedures en informatie zijn slechts toepasselijk indien de Vennootschap besluit tot de mogelijkheid van virtuele deelname aan en stemming op de AVA. In dat geval geldt het volgende:

• aandeelhouders kunnen de AVA virtueel bijwonen via het online platform van www.abnamro.com/evoting. Houders van New York Registry Shares en houders van registeraandelen zijn niet in de gelegenheid om virtueel deel te nemen aan de AVA. Dat geldt mogelijk ook voor aandeelhouders wiens intermediair virtuele deelname niet ondersteunt. De Vennootschap kan bepalen of aandeelhouders die de AVA virtueel bijwonen tijdens de vergadering de mogelijkheid hebben om het woord te voeren of anderszins te reageren op de AVA.
• Aandeelhouders die zich hebben aangemeld om aan deze AVA virtueel deel te nemen, ontvangen een bevestiging per email met een link om via www.abnamro.com/evoting in te loggen op het online stemplatform van Aegon N.V. Via deze link kan de aandeelhouder inloggen op het online platform van de AVA door middel van een twee stappen verificatie-proces (met SMS-verificatie).
• Voor authenticatie-doeleinden en om virtuele toegang te kunnen verlenen, zijn bepaalde gegevens van de aandeelhouder nodig, zoals een geldig e-mailadres, het nummer van een effectenrekening en een mobiel telefoonnummer. Voor zover nodig, wordt ook intermediairs verzocht om de bedoelde gegevens te verstrekken, van aandeelhouders die via het online platform virtueel aan de AVA wensen deel te nemen.
• Op de dag van de AVA kunnen aandeelhouders vanaf 09.30 uur inloggen op het via www.abnamro.com/evoting te benaderen online platform tot aan de aanvang van de AVA om 10.00 uur. Aandeelhouders die virtueel wensen deel te nemen aan de AVA, dienen in te loggen en de toelatingsprocedure te voltooien voordat de AVA begint. Aangeraden wordt om minimaal 15 minuten voor aanvang van de AVA in te loggen. Aandeelhouders die niet vóór aanvang van de AVA via het online platform zijn ingelogd, kunnen niet stemmen en kunnen de AVA alleen volgen via de live webcast.
• Het beleid van Aegon met betrekking tot de hybride vergadering (Hybrid Meeting Terms) is van toepassing op aandeelhouders die via het online platform willen deelnemen aan de AVA. Het beleid met betrekking tot de hybride vergadering en een overzicht van de minimumvereisten ten aanzien van de apparaten en systemen die kunnen worden gebruikt voor virtuele deelname (indien van toepassing) aan de AVA, zijn te vinden op [www.aegon.com].
• Virtuele deelname (indien mogelijk) brengt risico’s mee, zoals nader beschreven in de Hybrid Meeting Terms. De aandeelhouder die dergelijke risico’s wil vermijden kan ervoor kiezen om een steminstructie af te geven zoals hierboven beschreven onder het kopje "stemmen zonder de AVA bij te wonen".

Schriftelijke vragen

Aegon biedt aandeelhouders tot en met woensdag 13 mei 2020 de mogelijkheid om schriftelijke vragen te stellen over de agendapunten. Deze vragen worden, eventueel gecombineerd, tijdens de AVA behandeld en besproken. Vragen dienen te worden gericht aan Investor Relations via dit formulier.

Aanwezigheidsregistratie

Zoals hierboven aangegeven, vraagt de Vennootschap vanwege COVID-19 de aandeelhouders vriendelijk om de vergadering niet in persoon bij te wonen, maar gebruik te maken van de andere middelen om deel te nemen aan de AVA.

Na aanmelding zoals hiervoor toegelicht kunnen aandeelhouders of hun gevolmachtigden hun stemrecht tijdens de AVA alleen uitoefenen indien zij zich in het uur voorafgaand aan de AVA hebben laten registreren. Deze aanwezigheidsregistratie vindt plaats bij de ingang van de vergaderzaal vanaf 9:00 uur tot de aanvang van de AVA om 10:00 uur. Aandeelhouders of hun gevolmachtigden dienen zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. Gevolmachtigden dienen een schriftelijke volmacht te tonen.

Na persoonlijke registratie bij de AVA kunnen aandeelhouders of hun gevolmachtigden kiezen of zij willen stemmen via een stem-app of via elektronische stemapparatuur.

-        Stem-app: aandeelhouders of hun gevolmachtigden wordt geadviseerd de stem-app vóór de AVA te downloaden in de iOS App Store of de Google Play Store door te zoeken op en het downloaden van ‘Lumi AGM’. Aandeelhouders die de app niet willen downloaden of die geen iOS- of Android-apparaat hebben, kunnen tijdens de AVA stemmen via de webpagina https://web.lumiagm.com. De Meeting-ID, de gebruikersnaam en het wachtwoord voor het gebruik van een eigen smartphone of tablet tijdens de AVA worden na registratie bij de ingang van de vergaderzaal aan de aandeelhouders verstrekt. Zorg ervoor dat uw  smartphone of tablet voldoende opgeladen is.

-        Elektronische of mobiele stemapparatuur: aandeelhouders of hun gevolmachtigden kunnen ook kiezen voor door Aegon beschikbaar gestelde elektronische of mobiele stemapparatuur om hun stem uit te brengen tijdens de AVA.